1. Inleiding

Surf Agency respecteert uw privacy en gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dit doen en welke rechten u heeft. Surf Agency is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring en houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Wie zijn wij?

Surf Agency
KvK: 97239402
E-mail: info@surfagency.nl
Telefoonnummer: 085 401 2793

Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u ons bereiken via bovenstaande contactgegevens.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, gegevens die automatisch worden verzameld bij gebruik van onze website en gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening. Dit kan onder andere de volgende gegevens betreffen:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en functie.
• Correspondentie: inhoud van e-mails, contactformulieren of andere communicatie.
• Gegevens voor dienstverlening: informatie die u verstrekt in het kader van adviestrajecten, workshops of AI-oplossingen (bijvoorbeeld projectinformatie, documentatie, voorkeuren).
• Administratieve gegevens: factuur- en betaalgegevens (zoals bedrijfsadres, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer indien van toepassing).
• Website- en gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en gebruik van onze website (via cookies).
• Marketinggegevens: uw voorkeuren indien u zich aanmeldt voor een nieuwsbrief of marketingcommunicatie.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, religie of etniciteit) en richten onze diensten niet op minderjarigen.

4. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Dienstverlening: het aanbieden van adviestrajecten, workshops en maatwerk AI-oplossingen.
• Contact: het beantwoorden van uw vragen of verzoeken.
• Offertes en overeenkomsten: het opstellen en uitvoeren van offertes en contracten.
• Administratie en facturatie: het verwerken van betalingen en het bijhouden van onze bedrijfsadministratie.
• Marketing: het versturen van nieuwsbrieven of aanbiedingen, alleen met uw toestemming of indien u een bestaande klant bent.
• Website-analyse: het verbeteren van onze website en dienstverlening met behulp van cookies en analysetools (alleen met toestemming voor niet-noodzakelijke cookies).
• Wettelijke verplichtingen: zoals het voldoen aan fiscale bewaarplichten.

Wij gebruiken uw gegevens nooit voor andere doeleinden zonder u daarvan te informeren.

5. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst (bijv. adviesopdracht, workshop of project).
• Toestemming (bijv. voor nieuwsbrief, marketingcookies).
• Wettelijke verplichting (bijv. fiscale administratie).
• Gerechtvaardigd belang (bijv. het onderhouden van klantrelaties of verbeteren van onze diensten).

6. Delen van gegevens met derden

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is:

• Met dienstverleners die ons ondersteunen, zoals IT- en hostingproviders, boekhoud- of facturatiepartners, en CRM- of communicatiesoftware.
• Met analysetools en marketingpartners (zoals Google Analytics of LinkedIn Insight Tag), uitsluitend indien u hiervoor toestemming heeft gegeven.
• Met bevoegde instanties als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld de Belastingdienst).

7. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Bij uw eerste bezoek vragen wij via een cookiebanner om toestemming voor analytische en marketingcookies. U kunt uw voorkeuren op elk moment wijzigen via uw browserinstellingen of onze cookie-instellingen. Zie voor meer informatie ons cookie statement.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Contact- en projectgegevens: zolang de samenwerking loopt en maximaal 2 jaar daarna.
• Factuur- en administratieve gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Marketinggegevens: totdat u zich afmeldt.
• Websitegegevens (cookies): conform de aangegeven bewaartermijnen in ons cookiebeleid.

Na afloop van deze termijnen worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Denk hierbij aan versleutelde verbindingen (SSL), toegangsbeperkingen en beveiligde opslag. Alleen medewerkers die uw gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang.

10. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw gegevens.
• Recht op rectificatie of aanvulling.
• Recht op verwijdering (recht om vergeten te worden).
• Recht op beperking van verwerking.
• Recht op dataportabiliteit.
• Recht van bezwaar tegen verwerking.
• Recht om uw toestemming in te trekken (voor zover verwerking daarop gebaseerd is).

Wilt u gebruikmaken van deze rechten? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze verklaring.

11. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u contact met ons opnemen. Komen we er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen indien dat nodig is, bijvoorbeeld bij wetswijzigingen of veranderingen in onze dienstverlening. De meest actuele versie vindt u altijd op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief (bijvoorbeeld per e-mail, indien wij uw contactgegevens hebben).

Laatst bijgewerkt: 28 augustus 2025