Administratie op de automatische piloot
DJR Events x Surf Agency
Voor DJR Events bouwden we een AI systeem dat de administratie bijna vanzelf laat lopen. Aanvragen via de websites, automatisch mails categoriseren en samenvattingen & actiepunten van telefoongesprekken in het CRM. AI checkt de beschikbaarheid, maakt offertes en zet boekingen automatisch in de planning.
Introductie
AI efficiëntie in de evenementenbranche
DJR Events draait jaarlijks honderden shows en werkt met 16 verschillende acts. Dat betekent veel aanvragen, veel planning en dus ook veel administratie. Die administratie gebeurde vaak handmatig, waardoor avonden en weekenden regelmatig volliepen. Met behulp van AI hebben we een systeem gebouwd dat telefonie, websiteformulieren en e-mail direct koppelt aan de CRM en planningstool. AI checkt aanvragen automatisch, maakt offertes aan en zet goedgekeurde boekingen direct op de juiste plek, zodat de focus weer naar de shows kan.
Startpunt
De samenwerking begon zoals eigenlijk al onze samenwerkingen beginnen: met een discovery van de huidige problemen en AI kansen. Voor DJR Events zat de grootste rem niet in de shows zelf, maar in alles eromheen. Aanvragen kwamen uit verschillende hoeken binnen, moesten handmatig verwerkt worden en dat zorgde voor vertraging op momenten dat snelheid juist telt. Deze drie dingen liepen het meest in de weg.
Versnipperde Kanalen
Aanvragen en vragen komen binnen via de website, mail en telefoon. Daardoor zat informatie verspreid over meerdere kanalen en kostte het veel tijd om alle informatie compleet en overzichtelijk te krijgen.
Handmatige administratie
Elke aanvraag moest met de hand worden gecheckt, uitgewerkt tot offerte en daarna in de planning gezet. Dat maakte het proces traag en zorgde voor veel terugkerend werk.
Te late opvolging
Omdat administratie tussendoor of pas in de avond werd opgepakt, duurde het langer voordat klanten duidelijkheid kregen. In de evenementenbranche is snelheid belangrijk, dus dat kon direct invloed hebben op het aantal boekingen.
De oplossing
Een ecosysteem voor de administratie
Elke aanvraag wordt feilloos afgehandeld door een reeks slimme, gekoppelde AI systemen. Of het nu gaat om inventarisatie, de controle van de beschikbaarheid, of het opmaken van de offerte; de AI pakt elk onderdeel van het proces aan. Daardoor behoudt DJR Events de controle, verdwijnt het papierwerk en blijft er tijd over voor het echte werk.
Wat is het resultaat voor DJR Events?
Het Resultaat
8 uur per week bespaard
Een AI Assistent die planning oppakt
Focus van administratie naar events
Before
Notities werden niet of beperkt gemaakt
Beschikbaarheid handmatig controleren
Offertes handgemaakt
Administratie schoof door naar avonduren of het weekend
After
Alle belangrijke informatie komt in de systemen
AI controleert de planning
Offertes worden automatisch opgesteld
AI als administratie assistent zorgt voor rust
Door het AI systeem van Surf Agency heb ik een enorme efficiëntie slag kunnen slaan in mijn administratie. Ik kan me veel meer focussen op waarom ik DJR Events ben gestart: onvergetelijke evenementen neerzetten.
Klaar om te beginnen?
Neem vrijblijvend contact op